V případě podezření z porušování pracovněprávních předpisů, šikany na pracovišti, porušování Etického kodexu, Criminal compliance programu, či jakéhokoliv jiného protiprávního jednání, ke kterému dochází v konkrétní společnosti, která je součástí skupiny TSC Group, pro kterou oznamovatel (whistleblower) vykonává práci, mohou fyzické (a v rámci Criminal Compliance programu i právnické) osoby podat stížnost, která bude řešena Compliance officerem v souladu se směrnicí Evropského parlamentu a Rady EU 2019/1937 ze dne 23.10.2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Evropské unie a dále pak v souladu s zák. č. 418/2011 Sb., zákon o trestní odpovědnosti právnických osob a řízení proti nim.
Compliance officer se zabývá každou jednotlivou stížností samostatně, nestranně a při zachování absolutní anonymity oznamovatele jako takového.
Postup je následující:
Podání oznámení
Zaměstnanec, či jakákoliv fyzická a případně právnická osoba (v případě porušování Criminal Compliance programu a Etického kodexu) podá oznámení (stížnost) prostřednictvím interního systému nacházejícího se na webu www.tsc-group.cz, nebo některým z doplňkových způsobů (např. osobně u Compliance officera na adrese Stodolní 316/2, 702 00, Ostrava, telefonicky u Compliance officera na tel. č. +420 605 223 375, či e-mailem na e-mailové adrese: oznameni@tsc-group.cz, případně prostřednictvím listovních služeb na adresu doručení, tj: TSC GROUP, a.s., Compliance officer, Stodolní 316/2, 702 00 Ostrava). Interní systém prostřednictvím webových stránek www.tsc-group.cz, jakož i prostřednictvím e-mailové adresy: oznameni@tsc-group.cz, či osobně přímo u Compliance officera, případně s využitím listovních služeb, umožňuje následnou komunikaci Oznamovatele (Whistleblowera) i při zachování úplné anonymity oznamovatele. Oznamovatel i po podání oznámení může komunikovat s Compliance officerem, sledovat průběh prošetřování a v případě potřeby poskytnout doplňující informace.
K podání oznámení je na webových stránkách připraven elektronický formulář, ve kterém je nutno vyplnit podrobně všechna jeho pole. Zároveň informujeme o tom, že pokud nejsou ze strany oznamovatele vyplněna povinná pole (na konci označená symbolem *), nemůže být daná stížnost ke kontrole přijata k jejímu následnému vyřízení.
Příjem oznámení
Compliance officer přijímá oznámení a komunikuje s oznamovatelem, při zachování jeho anonymity. Webové stránky www.tsc-group.cz jsou přímo napojeny na e-mail oznameni@tsc-group.cz, kterážto e-mailová adrese je plně ve správě Compliance officera. Po přijetí oznámení toto Compliance officer zaeeviduje, přiřadí spisovou značku ve tvaru Oz pořadové číslo/rok. Lhůta pro vyřešení oznámení je stanovena dle zákona na 30 dnů od doručení s tím, že z objektivních důvodů tuto lze prodloužit na dalších 30 dnů (např. větší náročnost s prověřováním apod.)
Ukončení šetření ze strany Compliance officera
Po důkladném prošetření ze strany Compliance officera tento šetření o oznámení (stížnosti) ukončí a s výsledky svého šetření seznámí Oznamovatele a spis založí k archivaci. Tato archivace se bude nacházet tři roky u Compliance officera a následně bude Compliance officerem předána a založena do archivu.
Oznamovatelé se mohou v souvislosti s oznámení dle zákona o ochraně oznamovatelů obracet na Ministerstvo spravedlnosti, Vyšehradská 16, 128 10 Praha 2, jakožto externí oznamovací systém. Ministerstvu spravedlnosti lze oznámení podat písemně, ústně (např. telefonicky), nebo osobně a také prostřednictvím webového formuláře.
